Inventarios

Los inventarios pueden estar compuestos por los siguientes rubros:

1.           Mercancías compradas a terceros.

     Este rubro de inventario está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados a terceros y que serán destinados a la venta sin someterlos a ninguna modificación o transformación.

Este tipo de inventario es propio de aquellas empresas que se dedican a la simple compra-venta de mercancías (Empresas comercializadoras).

2.           Productos terminados.

     Son bienes que una empresa posee a una fecha determinada que provienen de la transformación de otros bienes primarios previamente adquiridos con ese fin.

Inventarios de productos terminados se presentan específicamente en empresas fabriles o manufactureras donde se compran materiales de diferentes tipos y los transforman en un producto que se encuentra más cercano al consumo humano.

3.           Productos en proceso.

     Esta clase de inventario también es típico de empresas manufactureras.

Está formado por aquellos productos que están siendo elaborados pero que, para una fecha concreta, aún no han sido determinados.

4.           Materia prima.

     Este inventario está compuesto por la existencia de aquellos materiales que en una fábrica son utilizados en la elaboración de los productos finales que vende.

5.           Suministros de fábrica.

      Este grupo de inventarios está formado por repuestos y otros materiales similares que, aunque no van a formar parte de producto que se elabora, se hace indispensable su utilización para lograrlo.

6.           Material de empaque.

     

     Se refiere a los materiales que se utiliza para la envoltorio o envase del producto elaborado, cuando el costo detales envases forman parte de precio de venta de tal producto.

7.           Mercancías en tránsito.

     Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la venta por que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los almacenes de la empresa.

     Para que estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa.

     Este hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra de la mercancía se ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que transcurre desde que se hace la compra hasta que tal mercancía llega al almacén es relativamente largo por lo que, para la fecha en que se está haciendo el inventario, se encuentra en tránsito.

     En cumplimiento con el Principio de Realización, la decisión de si esta mercancía debe ser incluida o no en el inventario, dependerá de las condiciones establecidas en el contrato de compra.

Control Interno del Inventario.

     Generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios.

     Al respecto, se recomienda a los encargados no caer en se error y establecer sólidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los inventarios están siendo manejados con idoneidad.

     Sugerimos a continuación algunos de los elementos de control interno que deben ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando tenga que hacerlo en la práctica, deben ser adoptados a las realidades que estén dándose en ese lugar y momento.

1.           Las mercancías deben estar protegidas contra perdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán tener acceso personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía.

2.           Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa).

3.           Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías.

4.           Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta de control respectiva.

5.           Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras públicas, etc., así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que si son propiedad dela empresa.

6.           Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías.

7.           El mayor auxiliar de almacén deber ser periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento.

8.           Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las cuentas de control respectivas

Sistemas de inventarios

     La determinación de inventario en cualquier empresa requiere de dos fases:

           Toma de inventario físico

           Valoración de inventario físico

     Existen dos sistemas de inventarios que nos permitirán alcanzar esos objetivos. Son ellos:

1.           Sistema de Inventario Periódico: Es generalmente utilizado por empresas pequeñas o medianas.

     Por este sistema solo puede conocerse el monto de inventario de haber procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.          Este proceso generalmente se hace una vez al año  al finalizar el período contable, y tal información se hace indispensable para la determinación de la utilidad o perdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema por lo tanto no permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta.

2.           Sistema de Inventario Continuo o Permanente: En contraposición  con el sistema de inventario periódico el sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así Cómo su costo.

• Toma de Inventario  Físico: Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercancía procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.

Procedimientos para realizar el inventario

     Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir por escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario, las cuales serán clara y deben contener entre otros puntos los siguientes:

a)           Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este acto.

b)           Indicación de la fecha, hora y lugares donde se tomara el inventario.

c)           Mención de que existencias deben ser incluidas.

d)           Descripción de los formularios  que serán utilizados tales como tarjetas, listados, etc., y una clara explicación de cómo utilizarlos.

e)           Tipo de control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventarios.

f)            Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y producción .tomar inventario cuando en forma simultánea se siguen produciendo movimientos de mercancía, provocan errores tales como dejar de contar en unos casos o duplicar el conteo en otros.

g)           Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos y en forma ordenada de manera de facilitar el conteo.

h)           Designar las personas que tomaran el inventario. Debe procurarse que el personal seleccionado sea aquel que más familiarizado  este. con el tipo de mercancía que se va a contar.

i)            De ser requerido una copia del resultado de inventario hecho, debe ser entregado a los auditores externos.

Valuación del Inventario

     Este permite determinar los resultados (utilidades o perdidas) de una manera razonable, a través del enfrentamiento de los costos y gatos con los ingresos que aquellos produjeron mediante la elaboración de los estados de resultados, además, de también, poder establecer la situación económica o financiera de la empresa mediante la elaboración de un balance general en el que se expresara que activos posee y que pasivos ha contraído.

Métodos De Control De Inventario Continuo

Método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

     Este método también conocido como FIFO, cuya expresión está formada por las iniciales de las palabras que lo identifican en inglés (firs in first out), se sustenta en la hipótesis de que las unidades que vayan saliendo del almacén siendo costeadas a los precios a los cuales fueron hechas las primeras compras.

Método de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS)

     La filosofía de este  método consiste en dar salida primero a los costos que correspondes a las últimas compras .esto trae   como consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán valorados a los costos de las primeras.

Método de Promedio Móvil

     El método de costo promedio es el más utilizado, pero, aunque para efectos de la contabilidad financiera una empresa puede decidir utilizar cualquiera de los métodos: PEPS, UEPS, costo promedio. etc. hay que tener en cuenta, que para efectos fiscales, es obligatorio utilizar el método de costo promedio, como está pautado en el párrafo 4 del artículo 104 de la ley del impuesto sobre la renta.

Jose Brito (2009)