Los inventarios pueden estar compuestos por los siguientes rubros:
1. Mercancías compradas a
terceros.
Este rubro de inventario está compuesto por aquellos bienes que fueron
comprados a terceros y que serán destinados a la venta sin someterlos a ninguna
modificación o transformación.
Este tipo de inventario es propio de aquellas empresas que se dedican a
la simple compra-venta de mercancías (Empresas comercializadoras).
2. Productos terminados.
Son bienes que una empresa posee a una fecha determinada que provienen
de la transformación de otros bienes primarios previamente adquiridos con ese
fin.
Inventarios de productos terminados se presentan específicamente en
empresas fabriles o manufactureras donde se compran materiales de diferentes
tipos y los transforman en un producto que se encuentra más cercano al consumo
humano.
3. Productos en proceso.
Esta clase de inventario también es típico de empresas manufactureras.
Está formado por aquellos productos que están siendo elaborados pero
que, para una fecha concreta, aún no han sido determinados.
4. Materia prima.
Este inventario está compuesto por la existencia de aquellos materiales
que en una fábrica son utilizados en la elaboración de los productos finales
que vende.
5. Suministros de
fábrica.
Este grupo de inventarios está formado por repuestos y otros materiales
similares que, aunque no van a formar parte de producto que se elabora, se hace
indispensable su utilización para lograrlo.
6. Material de empaque.
Se refiere a los materiales que se utiliza para la envoltorio o envase
del producto elaborado, cuando el costo detales envases forman parte de precio
de venta de tal producto.
7. Mercancías en
tránsito.
Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para
la venta por que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los
almacenes de la empresa.
Para que estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es
indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa.
Este hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra
de la mercancía se ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que
transcurre desde que se hace la compra hasta que tal mercancía llega al almacén
es relativamente largo por lo que, para la fecha en que se está haciendo el
inventario, se encuentra en tránsito.
En cumplimiento con el Principio de Realización, la decisión de si esta
mercancía debe ser incluida o no en el inventario, dependerá de las condiciones
establecidas en el contrato de compra.
Control Interno del Inventario.
Generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del
activo circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen
buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que,
por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada,
mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios.
Al respecto, se recomienda a los
encargados no caer en se error y establecer sólidos controles que permitan
tener algún grado de seguridad de que los inventarios están siendo manejados
con idoneidad.
Sugerimos a continuación algunos de los elementos de control interno que
deben ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando tenga que hacerlo
en la práctica, deben ser adoptados a las realidades que estén dándose en ese
lugar y momento.
1. Las mercancías deben
estar protegidas contra perdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles
debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán tener acceso
personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite
el deterioro físico de la mercancía.
2. Cuando una mercancía
ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido,
comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota
de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe
de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa).
3. Deben ser llevados
registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las
mercancías.
4. Los registros de
inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta de control
respectiva.
5. Deben ser llevados
registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en
consignación, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras públicas,
etc., así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad
de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que si son propiedad dela
empresa.
6. Las personas que
llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de
custodiar la existencia de mercancías.
7. El mayor auxiliar de
almacén deber ser periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías
obsoletas o de poco movimiento.
8. Periódicamente debe
hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser
comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las cuentas de control
respectivas
Sistemas de inventarios
La determinación de inventario en cualquier empresa requiere de dos
fases:
Toma de inventario físico
Valoración de
inventario físico
Existen dos sistemas de inventarios que nos permitirán alcanzar esos
objetivos. Son ellos:
1. Sistema de Inventario
Periódico: Es generalmente utilizado por empresas pequeñas o medianas.
Por este sistema solo puede conocerse el monto de inventario de haber
procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha
determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente se hace una vez al
año al finalizar el período contable, y
tal información se hace indispensable para la determinación de la utilidad o
perdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este
sistema por lo tanto no permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en
forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta.
2. Sistema de Inventario
Continuo o Permanente: En contraposición
con el sistema de inventario periódico el sistema de inventario continuo
permite determinar en cualquier momento la cantidad física de cada tipo de artículo
que la empresa posee de inventario, así Cómo su costo.
- Toma de Inventario Físico: Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercancía procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.
Procedimientos para realizar el inventario
Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir
por escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario,
las cuales serán clara y deben contener entre otros puntos los siguientes:
a) Un breve comentario
del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este acto.
b) Indicación de la
fecha, hora y lugares donde se tomara el inventario.
c) Mención de que
existencias deben ser incluidas.
d) Descripción de los
formularios que serán utilizados tales
como tarjetas, listados, etc., y una clara explicación de cómo utilizarlos.
e) Tipo de control que se
ejercerá sobre las tarjetas de inventarios.
f) Necesidad de
paralizar las actividades de recepción, despacho y producción .tomar inventario
cuando en forma simultánea se siguen produciendo movimientos de mercancía,
provocan errores tales como dejar de contar en unos casos o duplicar el conteo
en otros.
g) Las mercancías que
deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos y en forma ordenada de
manera de facilitar el conteo.
h) Designar las personas
que tomaran el inventario. Debe procurarse que el personal seleccionado sea
aquel que más familiarizado este. con el
tipo de mercancía que se va a contar.
i) De ser requerido una
copia del resultado de inventario hecho, debe ser entregado a los auditores
externos.
Valuación del Inventario
Este permite determinar los resultados (utilidades o perdidas) de una
manera razonable, a través del enfrentamiento de los costos y gatos con los
ingresos que aquellos produjeron mediante la elaboración de los estados de
resultados, además, de también, poder establecer la situación económica o
financiera de la empresa mediante la elaboración de un balance general en el
que se expresara que activos posee y que pasivos ha contraído.
Métodos De Control De Inventario Continuo
Método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Este método también conocido como FIFO, cuya expresión está formada por
las iniciales de las palabras que lo identifican en inglés (firs in first out),
se sustenta en la hipótesis de que las unidades que vayan saliendo del almacén
siendo costeadas a los precios a los cuales fueron hechas las primeras compras.
Método de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS)
La filosofía de este método
consiste en dar salida primero a los costos que correspondes a las últimas
compras .esto trae como consecuencia
que los inventarios que van quedando, estarán valorados a los costos de las
primeras.
Método de Promedio Móvil
El método de costo promedio es el más utilizado, pero, aunque para
efectos de la contabilidad financiera una empresa puede decidir utilizar
cualquiera de los métodos: PEPS, UEPS, costo promedio. etc. hay que tener en
cuenta, que para efectos fiscales, es obligatorio utilizar el método de costo
promedio, como está pautado en el párrafo 4 del artículo 104 de la ley del
impuesto sobre la renta.
